Het korte antwoord
Bespreek vóór de samenwerking welke profielen, gesprekken, criteria en herkomstinformatie je bij beëindiging kunt ontvangen. Leg formaten, toegang, termijnen en eventuele kosten vast en test of een export bruikbaar is. Controleer daarnaast de wettelijke verplichtingen rond persoonsgegevens. Operationele regie over jouw werving is iets anders dan eigendom van een taalmodel of een onbeperkt recht om kandidaatdata te bewaren.
Neem één vacature mee. In 30 minuten bespreken we waar jouw werving vastloopt, welke aanpak kan passen en jouw wervingspercentage.
Wat verdwijnt er als je overstapt?
Een leverancierswissel kan betrekking hebben op software, campagnes, kwalificatie of alle drie. Maak daarom een inventaris van wat je team nodig heeft om lopende kandidaten zorgvuldig op te volgen. Denk aan relevante antwoorden, afgesproken criteria en de status van het persoonlijke contact.
Ga niet uit van een automatische overdracht of een bepaald bestandsformaat. Vraag wat de concrete dienstverlening ondersteunt en laat een voorbeeld zien. Dat maakt het gesprek over continuïteit praktischer dan alleen de vraag wie de data “bezit”.
De exitchecklist: wat je vóór ondertekening regelt
Zorg vóór je ondertekent dat je weet wat er met de volgende categorieën data gebeurt:
- Kandidaatprofielen: In welk formaat zijn deze exporteerbaar? Zijn cv's, notities en statushistorie inbegrepen?
- Selectiecriteria en scoringsmodellen: Zijn de criteria die jij hebt gedefinieerd terug te halen, of verdwijnen ze met het platform?
- Gesprekshistorie: Chatlogs en interviewverslagen bevatten waardevolle inzichten. Zijn die exporteerbaar, en in welk formaat?
- Brondata: Via welke kanalen zijn kandidaten binnengekomen? Is die herkomstinformatie beschikbaar bij export?
- Toegangsrechten: Wie heeft tot wanneer toegang tot het systeem na opzegging? Hoe worden accounts geblokkeerd?
- Verwijderingsprocedures: Wat gebeurt er met jouw data nadat de overeenkomst eindigt? Vraag om een schriftelijke bevestiging.
Leg de antwoorden vast en controleer of ze aansluiten op je proces en de afspraken over persoonsgegevens.
Exportmogelijkheden zijn contractueel, niet vanzelfsprekend
Een contract is niet de enige bron van rechten en verplichtingen. Voor persoonsgegevens gelden ook wettelijke regels. Laat beoordelen welke rol jouw organisatie en de leverancier hebben en welke afspraken daarbij nodig zijn.
Vraag daarnaast praktisch naar de inhoud en structuur van een export. Kun je antwoorden nog aan de juiste functie en criteria koppelen? Zijn er afspraken over overdracht, verwijdering en toegang? Dit artikel bevestigt geen specifieke exportfunctie of ATS-koppeling van Cockpit; bespreek die mogelijkheden voor jouw situatie.
Regie over AI is iets anders dan eigenaarschap
Met “jouw AI” kun je praktische regie bedoelen: richting geven aan de functiecriteria, weten wie toegang heeft en afspraken maken over continuïteit. Dat is niet hetzelfde als het onderliggende model bezitten of alle kandidaatgegevens onbeperkt mogen bewaren.
Fictief voorbeeld: een HR-team vraagt vóór de start een voorbeeldexport met verzonnen profielen. Het controleert of gesprekken en criteria herkenbaar bij elkaar blijven. Een export die technisch opent, is pas bruikbaar als de betekenis van velden en ontbrekende informatie duidelijk is.
Heb je een vacature waarbij dit speelt?
Laat de exitafspraken aansluiten op hoe jouw team werkt en wat de volgende leverancier kan ontvangen. Beperk de overdracht tot gegevens waarvoor een passend doel en geldige afspraken bestaan. Laat contractuele en privacyvragen beoordelen door de verantwoordelijke deskundigen.
Bespreek jouw wervingsproces en welke regie je nodig hebt. Bij Red Rocket verbinden campagnes, organisatiecontext, AI-kwalificatie en Cockpit de stappen in de werving; concrete toegang en overdracht horen in de afspraken thuis.
Veelgestelde vragen
Is een export hetzelfde als het recht op dataportabiliteit?
Nee. Een bedrijfsafspraak over export en de rechten van een kandidaat onder de AVG zijn verschillende onderwerpen. Laat beide voor jouw situatie beoordelen.
In welk formaat kan ik recruitmentdata exporteren?
Dat hangt af van het platform en de contractvoorwaarden. Gangbare formaten zijn CSV, JSON of PDF, maar niet elk systeem biedt alle opties aan. Vraag hier vóór ondertekening specifiek naar en leg de toegestane formaten vast in de overeenkomst.
Betekent eigen AI dat je het model bezit?
Niet vanzelf. Spreek concreet over criteria, toegang, gegevensgebruik en beëindiging. Dat maakt duidelijk welke operationele regie je krijgt.
